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Ausschreibung Konzepterstellung und Umsetzung neue Webseite FLUSS BAD BERLIN

Der Verein möchte seine Webseite www.flussbad-berlin.de, auf der er seine Arbeit und den Stand des Projektes vorstellt, in Design, Struktur und Nutzerführung neu konzipieren und realisieren lassen.

Einführung und Hintergrund

Der gemeinnützige Verein Flussbad Berlin e.V. steht hinter dem städtebaulichen Entwicklungsprogramm FLUSS BAD BERLIN, einem Projekt für eine zukunftsorientierte und gemeinschaftliche Nutzung des innerstädtischen Spreekanals in der Mitte Berlins. Entlang des etwa 1,9 Kilometer langen Gewässers entstehen eine Biotoplandschaft und ein Bereich zur natürlichen Reinigung des Flusswassers. Im anschließenden, etwa 850 Meter langen Abschnitt des Kanals, sollen an mehreren Stellen Freitreppen den Zugang zum Wasser ermöglichen und zum Schwimmen einladen.

 Die Aufgaben des 2012 gegründeten Vereins liegen in der Kommunikation, Weiterentwicklung und Beförderung der Realisierung des aus bürgerschaftlichen Engagements geborenen Projektes. Im Verein sind derzeit circa 500 Mitglieder organisiert, die sich für eine zukunftsorientierte und nachhaltige Entwicklung der historischen Mitte Berlins sowie die strukturelle Verbesserung und den Schutz der natürlichen innerstädtischen Gewässer einsetzen.

Im Rahmen der projektvorbereitenden Maßnahmen der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Wohnen fungiert der Verein als „Projektträger“. Mittels einer Förderung aus dem Bundesprogramm „Nationale Projekte des Städtebaus“ hat der Verein in enger Kooperation mit der Senatsverwaltung für Stadtentwicklung und Wohnen zwischen 2015 und 2019 eine vertiefende städtebauliche Studie zum Projekt erarbeitet. Die Rückläufe aus einem anschließenden Beteiligungsverfahren von betroffenen Verwaltungen und Anrainern wurden ausgewertet und dienen als eine Grundlage für die weitere Entwicklung des Projektes.

Mit einer Reihe von Maßnahmen widmet sich der Verein der Kommunikation der vielschichtigen Potentiale und Ziele von FLUSS BAD BERLIN, darunter der FLUSS BAD GARTEN, einem ganzjährig betriebenen öffentlichen Informations- und Bildungsort rund um das Stadtentwicklungsprojekt oder der FLUSS BAD POKAL, einem jährlich geplanten Schwimmwettbewerb im Projektgebiet. Mittels einer prototypischen Anlage zur Spreewasserfilterung, dem FLUSS BAD TESTFILTER, erforscht der Verein die Effektivität unterschiedlicher Filterkonfigurationen und sammelt (Daten-)Grundlagen für die konzeptionelle und planerische Weiterentwicklung des Gesamtprojektes.

Mit der Festlegung des Stadtumbaugebiets „Umfeld Spreekanal“ hat der Senat von Berlin im Dezember 2019 die Weichen zur Realisierung des Projektes FLUSS BAD BERLIN gestellt, und gleichzeitig schon den vorgezogenen Bau der ersten Zugangstreppe zum Spreekanal an der Schlossfreiheit beschlossen.

Zielgruppen

Mit der Entwicklung einer neuen Internetpräsenz sollen die Angebote des Vereins und die Informationen rund um das Stadtentwicklungsprojekt für alle relevanten Zielgruppen nutzerfreundlich strukturiert und an das aktuelle Kommunikationsverhalten angepasst verfügbar gemacht werden, darunter insbesondere:

• Interessierte Bürger*innen (nationaler und internationaler Herkunft)
• Thematisch Interessierte (öffentlicher Raum, Stadtentwicklung, Nachhaltigkeit, Zukunftsfähigkeit, Ökologie, Gewässerschutz, ...)
• Mitglieder und Volunteers des Vereins sowie an einer Mitgliedschaft Interessierte
• Politiker*innen und Journalist*innen
• Besucher*innen der Stadt Berlin

Die Internetseite samt des zugrundeliegenden technischen Systems zum Management und zur Veröffentlichung der Daten soll andererseits den Mitarbeiter*innen des Vereins als einfaches Kommunikationswerkzeug dienen.

Ausgangs- und Grundlage

Folgende Widrigkeiten der aktuellen Webseite sollen mit einer neuen Webseite überwunden, beseitigt oder vermieden werden:

a. Generell
• Fehlende Kompatibilität zur Nutzung des Internetangebotes auf mobilen Endgeräten
• Unterscheidung zwischen Projekt und Verein ist unklar und sollte stärker herausgebildet werden
• Keine Gewichtung und ggf. visuelle Trennung zwischen eher statischen Inhalten (Satzung, Gremien, Fakten, etc.), sich kontinuierlich weiterentwickelnden Inhalten (insbesondere städtebauliches Konzept) und dynamisch hinzukommenden bzw. stark veränderlichen Inhalten (z.B. Termine, Gewässergütedaten, etc.)
• Die Potentiale zur Nutzung interaktiver Grafiken, z.B. zur Visualisierung vorhandener Daten und zur Vermittlung von Maßnahmen und Zielen des Projektes, werden nicht genutzt bzw. ausgeschöpft
• Vielerorts überfrachtende Textdarstellungen (oft zu viele bzw. zu lange Texte)
• Fehlendes Angebot für die schnelle und zielgerichtete (erste) Information zum Stadtentwicklungsprojekt (geplante Maßnahmen, Ziele, Projektstand)
• Ungenutztes Potential einer umfassenderen und ästhetischen Nutzung des umfangreichen Foto-, Abbildungs- und Videomaterials

b. Strukturell
• Die Menüstruktur bzw. die Inhalte der einzelnen Menüs sind oft verwirrend und nicht verständlich, eine zielgerichtete Navigation wird dadurch erschwert
• Schweres Auffinden wesentlicher Informationen (z.B. Projektdarstellung, Downloads, Mitgliedschaftsantrag)
• Ungenügende Hervorhebung aktueller Informationen • Unzureichend strukturierte Bereitstellung von Pressematerial, Pressemitteilungen und (ausgesuchten) Pressestimmen zum Projekt
• Bei der Verwaltung von „Terminen“ sind die möglichen Datumsangaben unflexibel (keine längeren Zeiträume einstellbar) und die Veranstaltungsorte nicht verlinkbar mit externen Seiten (bsp. Google Maps)
• Fehlende indizierte Volltextsuche
• Fehlende Funktionen zum Verkauf von Merchandising-Artikeln bzw. „Online-Shop“

c. Technisch
• Die aktuelle Webseite wird gespeist aus dem wenig verbreiteten CMS Liferay, dies grenzt die in Frage kommenden Partner zur Wartung, Anpassung und Weiterentwicklung stark ein
• Sprachwechsel, z.B. DE-EN, wurde nicht konsequent umgesetzt und ist lückenhaft; die Seite auf EN ist sehr statisch als Kopie der Seite auf DE aufgebaut
• Fehlende bzw. mangelhafte Barrierefreiheit des Informationsangebotes
• Ungenutztes Potential von ansprechenden Interaktionsmöglichkeiten der bzw. mit den Besucher*innen
 

Leistungsbeschreibung

a. Gestalterische und technische Konzeption der neuen Website
• Entwicklung einer allgemeinen Strategie und der Zielsetzungen des Informationsangebotes auf der Internetseite des Vereins in Abgrenzung oder im Zusammenspiel zu anderen Informationsangeboten, wie z.B.:
i. Verfügbarmachen von vertiefenden Informationen (z.B. zum Stadtentwicklungsprojekt) per Download (z.B. PDF)
ii. Verlinken von sogenannten „sozialen Medien“ (https://www.facebook.com/flussbadberlin, https://www.instagram.com/flussbadberlin, https://twitter.com/flussbadberlin) iii. Einbinden von bestehendem Angebot auf Vimeo (https://vimeo.com/flussbadberlin)
• Schaffung einer möglichst klaren Trennung bzw. dem einfachen Auffinden von Informationen zum Verein und dem Stadtentwicklungsprojekt
• Vorschlag für ein geeignetes und leistungsfähiges technisches System zur Eingabe, Pflege und Verwaltung der Daten (CMS):
i. Bei dem System sollte es sich um ein „gängiges“ und damit zukunftsträchtiges System handeln, welches perspektivisch auch von anderen Dienstleistern genutzt und weiterentwickelt werden kann; die Verwendung von Open-Source-Systemen wird ausdrücklich begrüßt
ii. Das System muss neben der Pflege, Änderung oder Ergänzung der initialen Inhalte auch eine Modifikation der Menüstruktur erlauben, zur Anpassung von übergeordneten „Styles“ sowie zur Verwaltung und Zuweisung von Nutzungsrechten genutzt werden können
• Weitgehende Kompatibilität mit den am Markt gängigen Browsertypen und Generationen, d.h. eine weitgehend identische gestalterische Darstellung der Informationen bei einer vollen Funktionalität der Webseite
• Responsives Design bzw. automatische Adaption von Informationsinhalten zur Ausgabe auf mobilen Endgeräten wie z.B. Smartphones und Tablets unabhängig von Betriebssystem und dem genutzten Browser
• Entwicklung einer geeigneten und leicht verständlichen Benutzerführung und Navigationsstruktur; als erste Orientierung dafür soll Anlage „Website_Inhalte+Menuestruktur“ dienen, bei der Entwicklung ist der Auftraggeber aktiv einzubeziehen
• Reduziertes an das CI des Vereins angelehntes Design des Gesamtauftritts: „eintauchen“ und „klar“ sehen, sinnlicher und bildhafter Einstieg, insbesondere auch für Erstbesucher*innen, eventuelle Nutzung von interaktiven Elementen zur zielgerichteten und kurzweiligen Vermittlung von Informationen
• Auffindbarkeit im Web (SEO/SEM): Templates und Styles sind auf HTML/CSS Basis umzusetzen, um die Performanz der Webseite und die Suchmaschinenoptimierung zu fördern; dabei ist auf W3C-Konformität zu achten
• Technische und gestalterische Voraussetzung für eine mehrsprachige Ausgabe der Webseite:
i. Die Webseite kann zunächst einsprachig auf Deutsch umgesetzt werden, wenn ausgewählte Informationsbestandteile, wie z.B. die Projektbeschreibung, in weiteren Sprachen verfügbar gemacht werden können
ii. Vom Auftragnehmer werden – basierend auf Erfahrungswerten – Vorschläge für diese Art einer multilingualen Umsetzung in Teilbereichen des Informationsangebotes gewünscht
• Der Auftraggeber plant im Rahmen einer gesonderten Ausschreibung parallel einen Kurzfilm entwickeln zu lassen, mit dem das Stadtentwicklungsprojekt auf der Internetseite und den Social Media Kanälen in aller Kürze vermittelt werden sollen. Die potentielle konzeptionelle und gestalterische Einbindung dieses Films wird ausdrücklich gewünscht.

b. Gestaltung und (technische) Umsetzung der neuen Website
• Gestalterische Durcharbeitung und technische Umsetzung aufbauend auf den mit dem Auftraggeber abgestimmten und vereinbarten Ergebnissen aus „a. Gestalterische und technische Konzeption einer neuen Internetpräsenz“ unter Nutzung von vom Auftraggeber zu diesem Zweck zu Verfügung gestellten Texten (Definition von Typen/Arten und Längen der Texte nach gemeinsamer Übereinkunft zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer)
• Nutzung des sehr umfangreichen Foto-, Abbildungs- und Videomaterial des Vereins; Darstellung von Bildern im Hoch- und Querformat
• Integration einer indizierten Volltextsuche
• Barrierefreie Ausführung gemäß der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung - BITV 2.0 in der jeweils gültigen Fassung (http://www.gesetze-im-internet.de/bitv_2_0/index.html) sowie den Kriterien des Standards „AA“ oder „AA+“ der WCAG 2.0 Richtlinien der Europäischen Union (www.w3.org/Translations/WCAG20-de/)
• DSGVO konforme Umsetzung (Cookie Einstellungen, Datenschutzerklärung, etc.)
• Implementierung eines datenschutzkonformen Monitoring- und Statistik-Werkzeugs
• Technische Implementierung zur Umstellung von der derzeitigen Webseite zum neuen Internetauftritt inklusive Fehleranalyse und eventuell notwendiger Nacharbeiten um eine vollumfängliche Funktionsfähigkeit der Internetseite zu gewährleisten
• Einbindung von Newsletter-An- und -Abmeldung und Integration von genutztem Newsletter Tool (www.cleverreach.com)
• Möglichkeit der Erstellung und Verwaltung von Terminen (flexible Datumsangabe bzw. Verlinkung des Veranstaltungsortes)
• Integration von Spendenplattformen bzw. Spendenformularen (bsp. betterplace.org)
• Integration von Social Media Kanälen

c. Optionale Leistungen
• Wartung der Website / lfd. Arbeiten
• Funktion zum Verkauf von Merchandising-Artikeln bzw. „Online-Shop“

Ablauf und Fristen

Der Ort der Leistungserbringung und der Sitz des Auftraggebers ist Berlin.

Rückfragen sind bis zum 20. November 2020 an office@flussbad-berlin.de zu stellen. Antworten werden protokolliert und auf der derzeitigen Webseite des Auftraggebers unter Ausschreibung Neue Website bis zum 24. November 2020 zur Verfügung gestellt.

Die Angebotsfrist endet am 26. November 2020; spätestens bis 18:00 Uhr muss Ihr Angebot elektronisch eingegangen sein (per Email an: office@flussbad-berlin.de). Das Risiko des rechtzeitigen Eingangs des Angebots trägt der Bieter. Verspätet eingetroffene Angebote werden als solche gekennzeichnet und ausgeschlossen. Eine Übermittlung per Fax ist nicht zulässig.

Nach Ablauf der Angebotsfrist werden ausgewählte Bewerber ggf. zu einem persönlichen Gespräch eingeladen. Diese werden voraussichtlich Ende November / Anfang Dezember 2020 geführt werden. Den Zuschlag erteilt Flussbad Berlin e.V. voraussichtlich bis zum 22. Dezember 2020.

Flussbad Berlin e.V. plant, den Relaunch der Webpräsenz spätestens im April 2021 durchzuführen. Eventuell notwendige Nachbesserungen sollen bis Anfang Mai 2021 ausgebessert werden.

Terminübersicht Vergabe:
Rückfragenfrist: 20.11.2020
Angebotsfrist: 26.11.2020, 18:00 Uhr
Bindefrist der Angebote: bis 31.12.2020

Bedingungen und Zuschlagkriterien

Es gilt als Zahlungsbedingung:
3% Skonto auf 21 Werktage/30 Werktage netto

Es wird keine bestimmte Rechtsform einer Bietergemeinschaft mit der Auftragsvergabe gefordert.

Der Auftragnehmer sichert mit Angebotsabgabe die Erbringung der Leistungen durch geschultes Fachpersonal zu.

Bei der Erteilung des Zuschlags wendet Flussbad Berlin e.V. folgende Kriterien entsprechend der angegebenen Gewichtungen an:
a. 65% konzeptionelle, gestalterische und technische Kompetenz (Nachweis anhand der eingereichten Referenzen und Agenturdarstellung)
b. 35% Honorarangebot

Angebotsabgabe

Zur Angebotsabgabe bitten wir um Übersendung der folgenden Unterlagen:
a. Agenturdarstellung, aus dem die inhaltlichen Schwerpunkte, die technischen Kompetenzen sowie die Zusammensetzung des Teams unter Benennung von Ansprechpartner*innen für einzelne Teilbereiche des Auftrags inklusive eventueller Subunternehmer*innen hervorgehen
b. Mission Statement: Warum passen Sie und der Verein zusammen? Wie planen Sie unseren Auftrag zu erfüllen (Auflistung der Arbeitsschritte, mit einem zeitlichen Rahmen)
c. Portfolio mit mindestens drei ausgewählten Referenzbeispielen vergleichbarer Webseiten, die von Ihnen gestaltet und umgesetzt wurden
d. Rechtsverbindlich unterschriebenes Honorarangebot für die Erbringung der oben aufgeführten Leistungen unter Ausweisung explizit exkludierter Leistungen und/oder optionaler Leistungen; Angabe von Stunden bzw. Tagessätzen für eventuell entstehende zusätzlich Leistungen
e. Formale Dokumente lt. Vergabeunterlagen

Hinweise nach §4 Abs. 3 Datenschutzgesetz: Die von Ihnen ggf. erbetenen personenbezogenen Daten werden zur Durchführung des Entscheidungs-verfahrens beim Flussbad Berlin e.V. verarbeitet und bei Bedarf gespeichert.

Rückfragen und Beantwortung

Protokoll / Beantwortung Rückfragen zur Ausschreibung
Konzepterstellung und Umsetzung neue Website FLUSS BAD BERLIN

Berlin, 24.11.2020

Das Protokoll der Beantwortung der Fragen kann als Dokument hier heruntergeladen werden.

 

Zusammenfassung
Im Rahmen der Ausschreibung gingen bis zum 20. November 2020 insgesamt 9 Fragen beim Flussbad Berlin e.V. ein. Nachfolgend sind die Fragen und Antworten aufgeführt, gegliedert nach verschiedenen Themen. Die Nummern der Fragen geben die Reihenfolge des Eingangs der Fragen wieder.

 

Login-Funktion / Zugriffgeschützte Inhalte
1. Soll der Mitgliederbereich eine Login-Funktion/Kontoverwaltung erhalten oder sollen alle Informationen, die für den Mitgliederbereich gedacht sind so wie in der Excel-Datei zu Inhalten/Menüstruktur beschrieben, grundsätzlich öffentlich sein? Falls eine Login-Funktion gewünscht wird: Sollen über das rein Login und die Verwaltung eines basalen Zugangs (= E-Mail-Adresse und Passwort) weitere Funktionen integriert werden (Änderungsmitteilungen, Selbstverwaltung der Mitgliederdaten usw.)?
Antwort: Nein, es ist keine Log-In Funktion notwendig. Die hier abrufbaren Informationen sind öffentlich.

2. Soll der Pressebereich vollständig öffentlich sein oder soll es zugriffsgeschützte Inhalte geben?
Antwort: Der Pressebereich ist vollständig öffentlich, es gibt keine zugriffsgeschützten Bereiche.

 

Download Material
1. In der Excel-Datei mit der Inhaltsübersicht lautet ein Eintrag "Pressematerial (Download als Paket via FTP)". Ist damit gemeint, dass ein veränderter Satz aktueller Pressedokumente jeweils von einem Server geholt und im Browser als z.B. ZIP-Datei downgeloadet werden können soll?
Antwort: Ja, das ist richtig.

2. In der gleichen Excel-Datei wird bzgl. der Fußzeile beim (optionalen) Punkt Download von einem "Verteiler zu Downloads aus allen Bereichen" gesprochen. Ist damit eine "Sammelseite" gemeint, auf der die Downloads verschiedener Bereiche nach Themen sortiert angeboten werden?
Antwort: Ja, das ist korrekt. Optionale Leistungen / Merchandising-Online-Shop 1. Unter Punkt 5.b ist als optionale Leistung der Verkauf von Merchandising-Artikeln erwähnt. Können Sie den geplanten oder erwarteten Umfang grob schätzen in Anzahl der Artikel oder Umsätzen? Kann die Shop-Einbindung auch über ein externes (natürlich gestalterisch eingebundenes) Modul (Shopify o.Ä.) erfolgen oder soll oder muss das eine direkt integrierte und auf dem demselben Webserver gehostete Lösung sein?
Antwort: Der Umfang der Umsätze mit Merchandising-Artikeln ist nicht nennenswert, 2019 lag dieser bei ca. 1.600 EUR. Insofern ist die Wirtschaftlichkeit der Nutzung eines Online-Shops ggf. zweifelhaft. Grundsätzlich spricht nichts gegen die Einbindung eines technischen Shop-Moduls eines externen Dienstleisters, die technischen und wirtschaftlichen Implikationen wären im Einzelfall zu prüfen.

 

Technische Aspekte / Provider, CMS Plugins
1. Bei welchem Provider mit welchem Tarif wird die aktuelle Website gehostet und könnte ggf. gewechselt werden (Tarif oder Provider), wenn technische Gründe dies nötig machen?
Antwort: Das derzeitige Website-Hosting übernimmt der Entwickler der Website und speichert die Daten bei einem externen Provider. Die Kosten dafür belaufen sich auf 55 EUR monatlich. Der Wechsel zu einem neuen Provider kann jederzeit erfolgen. Die Infrastruktur des derzeitigen Website-Hostings ist sehr umfangreich (physikalischer Server mit RAID sowie diversen Eigenentwicklungen) und soll generell verschlankt werden.

2. Bei vielen grundsätzlich als Open-Source betriebenen (CMS- und anderen) Projekten sind in bestimmten Fällen einzelne sinnvolle Zusatzfunktionen von Drittanbietern nur kostenpflichtig einbindbar (Stichwort: Add-Ons oder Plugins). Ist das, wenn technische Gründe vorliegen, eine Option?
Antwort: Ja, dies ist eine Option, die Einbindung von Zusatzfunktionen wäre im Einzelfall auf Wirtschaftlichkeit zu prüfen.

 

Datenübertragung / DSGVO
1. Soll die Übernahme der vorhandenen Daten/Texte – soweit dies Inhalte sind, die im neuen CMS als redaktionell zu betrachten sind und nicht dem gestalterischen Rahmen zugehören – durch den Auftragnehmer oder durch den Auftraggeber (Fluss Bad Berlin) erfolgen?
Antwort: Die Übernahme von vorhandenen Texten / Daten erfolgt durch den Auftraggeber.

2. Unter Punkt 5.b ist bei der DSGVO-konformen Umsetzung auf die Datenschutzerklärung verwiesen. Damit ist sicherlich nur die Erstellung einer entsprechenden Seite gemeint, nicht des Inhalts der Erklärung?
Antwort: Die Umsetzung der Webseite muss DSGVO-konform erfolgen, ferner ist eine entsprechende Seite vorzusehen, auf der ein vom Auftraggeber bereitgestellter Erklärungstext abgerufen werden kann.