Web Content Display

Ausschreibung für die Programmbetreuung des Flussbad Gartens 2018

Wir suchen ab sofort eine Programmbetreuung für die Flussbad-Garten Saison 2018, Abgabefrist der Angebote ist der 05.03.2018

Hintergrund und Ziel

Im Rahmen der Förderung des Projekts Flussbad Berlin im Bundesprogramm "Nationale Projekte des Städtebaus" wurde auf einer ca. 900 m2 großen Fläche im Garten der European School of Management and Technology (ESMT) im Frühjahr 2017 eine Ausstellung zum Projekt und eine Aufenthaltsterrasse in Form einer Holzplattform geschaffen, die in den Sommermonaten 2017 für diverse Veranstaltungsformate (u.a. Tafeln, Arbeitsgespräche, Diskussionsrunden, Projekt-Präsentationen, Workshops) genutzt wurde. Die Fläche und Ausstellung ist darüber hinaus ganzjährig begehbar.

Für den Betrieb der Ausstellungs- und Kommunikationsplattform in der Saison zwischen Mai und September 2018 im Flussbad Garten suchen wir eine oder mehrere feste externe Organisations- und Begleitperson(en). Dabei ist von einer Vielzahl von Formaten und etwa vierzig Einzelveranstaltungen in sehr unterschiedlichen Formaten auszugehen. Der Fokus liegt hier auf der so genannten Flussbad Tafel, einer wöchentlich, donnerstags Abends durchgeführten ca. dreistündigen Diskussionsrunde mit und durch Externe. Darüber hinaus werden im Rahmen der Flussbad Akademie Workshops mit Schulklassen (Open-Air-Klassenzimmer), Diskussionsrunden mit Anrainern, Flussbad-Projekt-Präsentationen, Einbindung in den Flussbad-Pokal etc. Teil des Programms sein.

Basierend auf einem inhaltlichen Konzept (Anlage 1) zur Durchführung verschiedener Veranstaltungsformate soll diese Person / sollen diese Personen den Zeit- und Ablaufplan mit von ihr / ihnen einzuladenden Dritten abstimmen, Veranstaltungen vorbereiten und durchführen, das dafür notwendige Personal einplanen und Ergebnisberichte für jede Veranstaltung vorlegen.

Dieser Auftrag soll darüber hinaus auch die Betreuung des täglichen Betriebs des Kiosks und des Flussbad-Gartens umfassen: Sämtliches einzusetzendes Personal soll über einen zu erstellenden Personalplan bestimmt und kontrolliert werden. Der Personalplan ist mit dem AG abzustimmen. Die Überwachung des täglichen Betriebs des Kiosks und des Flussbad-Gartens (u.a. Personal, Ausstattung, Beschaffung von Verbrauchsmaterialien, Reinigung/Entsorgung) sowie die Koordination externer Dienstleister sind ebenso Bestandteil der ausgeschriebenen Leistung.

Die Leistungen sollen bis Mitte November 2018 im Rahmen eines Pauschalauftrages vergeben werden.

Art, Ort, Laufzeit des Auftrags

Art des Auftrags

Organisation, Durchführung und Dokumentation von Veranstaltungsformaten im Flussbad Garten 2018
Organisation des laufenden Betriebs des Flussbad-Gartens/Kiosks

 

 

 

Hauptort des Auftrags

Berlin

Laufzeit des Auftrags

Bis vsl. 15.11.2018

Vergabeverfahren

UVgO

Leistungsbeschreibung

Der Auftrag umfasst im Wesentlichen zwei Positionen. Eine positionsweise Vergabe ist nicht vorgesehen, daher sollte der Bieter in der Lage sein, alle Positionen anbieten und bearbeiten zu können.

Position 1: Programmorganisation, Durchführung und Dokumentation von Veranstaltungsformaten

Die in Anlage 1 (Programmskizze) aufgelisteten Veranstaltungsformate sollen inhaltlich mit vorbereitet werden, ggf. Angebote externer Dienstleister eingeholt und beauftragt werden, die interne und externe Abstimmung hinsichtlich der Kommunikation der Veranstaltungen (bsp. in sozialen Medien, per Newsletter) betreut werden, sowie Personal und Material für die Veranstaltungen eingeplant werden.

Die Betreuung der Durchführung der Veranstaltungen sowie die Vorlage eines Berichts zu jeder Veranstaltung bilden ebenso Teil der Gesamtleistung.

Das einzuplanende und zu betreuende Personal wird vom Verein bereitgestellt. Es ist jedoch zwingend auf ausreichende Personalbesetzung und –vertretung zu achten.

Das wöchentlich stattfindende, externe Veranstaltungsformat, die Reihe mit Tischpaten, soll eigenständig vorbereitet, durchgeführt und dokumentiert werden. Dazu zählen insbesondere - aber nicht ausschließlich - die Terminierung Dritter für die Gesamtsaison, die inhaltliche und technische Vorbereitung der Abende, die Kommunikation mit dem Auftraggeber und Gästen sowie die Koordinierung von notwendigem Personal für die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der einzelnen Veranstaltungen. In dieser Reihe sind etwa 20 Abende á 3 Stunden angesetzt, die organisiert und durchgeführt werden sollen. Flussbad Berlin tritt hierbei lediglich als Gastgeber auf, die eingeladenen Paten übernehmen die Programmplanung autark und sollen ausschließlich hinsichtlich der Koordination in Vorbereitung und Durchführung der jeweiligen Abende betreut werden.

Die auf dem inhaltlichen Konzept zur Durchführung verschiedener Veranstaltungsformate basierenden Tätigkeiten umfassen u.a. die folgenden:
- ggf. Einholung Angebote und Beauftragung externer Dienstleister
- ggf. Abstimmung von Zeit- und Ablaufplan mit einzuladenden Dritten
- Interne und externe Kommunikation der Veranstaltungen
- Veranstaltungen vorbereiten sowie das dafür notwendige Personal und Material einplanen
- Durchführung und Dokumentation der Ergebnisse für jede Veranstaltung als Bericht vorlegen

Position 2: Betreuung des täglichen Betriebs des Flussbad-Gartens

Der betreute Betrieb des Flussbad-Gartens ist vom 01. Mai bis 30. September täglich von ca. 10 Uhr bis 20 Uhr geplant. Der Kiosk soll sowohl am Wochenende als auch an Feiertagen geöffnet sein.

Die hierunter gebündelten Aufgaben umfassen u.a. folgende Tätigkeiten:
- Planung und Betreuung des Personals für den Kiosk-Betrieb samt Aufstellung eines Personalplans mit Ersatz bei Ausfall von Personen (Anstellung und Entlohnung läuft über den Auftraggeber)
- Beschaffung notwendiger Verbrauchsmaterialien zum Betrieb des Kiosk und der Plattform nach schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers (die Kosten übernimmt der Auftraggeber)
- Überwachung des täglichen Ablaufs (Auf- und Abbau, Reinigungskontrolle, Instandhaltung des Kiosks und enthaltener Ausstattung)
- Koordination externer Dienstleister des Areals (Winterdienst, Gartenpflege, Entsorgung Toiletten, Müllentsorgung, Beleuchtung, Wasser/Abwasser, Strom) - Generelle Inventur der Kiosk-Ausstattung (Anfangs-, Endbestand)
-Pflege und Instandhaltung des Areals (bspw. Auslage von Kommunikationsmaterialien des Projekts)

Nach Saisonschluss ist dafür zu sorgen, dass der Betrieb ordnungsgemäß beendet wird und alle für den Zeitraum nach der Saison nicht notwendigen Leistungen zurückgestellt bzw. abgewickelt werden müssen. Eine entsprechende Dokumentation ist zu erstellen.

Zeitplan

Tag der Ausschreibung: 19.02.2018

Rückfragenfrist: 28.02.2018

Eingangsfrist der Angebotsunterlagen: 05.03.2018 12:00 Uhr, für eine fristgerechte Einreichung gilt der Posteingang des verschlossenen Umschlags

Bindefrist der Angebote bis 30.04.2018

Die Beauftragung ist zeitnah vorgesehen.

Alle Leistungen müssen zum 15.11.2018 abgeschlossen sein.