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Stellenausschreibung "Geschäftsstellenmanagement mit Personalverantwortung"

Flussbad Berlin ist ein gemeinnütziger Verein (e.V.), der das Ziel hat, den innerstädtischen Spreekanal in einen wieder nutzbaren öffentlichen Wasserraum umzuwandeln und somit zur Lebensqualitätssteigerung der Bewohner und Besucher Berlins beizutragen. Der Verein wird durch mehr als 400 Mitglieder getragen. Wir besetzen zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle „Geschäftsstellenmanagement mit Personalverantwortung“ In Teilzeit (30-32 Stunden)

Hintergrund

Im Februar 2015 wurde die Geschäftsstelle des Vereins eröffnet, um den Anforderungen der Zuwendung des Bundesförderprogramms „Nationale Projekte des Städtebaus“ zu entsprechen. Neben der Organisation des laufenden Bürobetriebs, der Betreuung des Personals sowohl in der Geschäftsstelle als auch der Außenstelle Flussbad-Garten und bei diversen Veranstaltungen wurde ein System zum Mittelmanagement gemäß Vergaberichtlinien aufgebaut, auf dessen Basis Angebote und Verträge sowie die gesamte Buchhaltung abgewickelt werden.

Nach dem Ende einer vierjährigen Förderperiode ist eine Anpassung der Geschäftsstelle notwendig. Mit der Stellenbesetzung suchen wir eine Person, die den Umbau und den weiteren erfolgreichen Betrieb der Geschäftsstelle durchführen kann.

Spezifische Tätigkeiten

Die Tätigkeiten umfassen im Wesentlichen die eigenständige Weiterführung und Organisation des laufenden Betriebs der Geschäftsstelle des Vereins Flussbad Berlin e.V. Dazu zählen die Beschaffung von Material und Leistungen für den Betrieb sowie die Überwachung der und initiale Buchhaltung für die verschiedenen Förderbudgets des Vereins und eigenständige Kommunikation und Abstimmung mit Steuerberatung und Wirtschaftsprüfer.

Darüber hinaus umfassen sie sämtliche Tätigkeiten, die mit der Personalverwaltung (inkl. vertragliche Belange, Organisation von Personalgesprächen, Urlaubs-, Krankheiten-, Stundenerfassungen) und der Lohnbuchhaltung in Verbindung stehen.

Die Vorbereitung und z.T. eigenständige Durchführung von Vergaben und Beauftragungen an Dritte nach den jeweiligen Vergabeverfahren (UVgO, VOB, EU) sind ebenfalls Bestandteil des Tätigkeitsspektrums.

Allgemeine Tätigkeiten

Es wird gewünscht, dass der/die Angestellte eigenständig mind. viermal jährlich externe Vorträge über das Projekt, den Prozess und/oder mögliche Szenarien zu Flussbad Berlin hält, die durch die Geschäftsstelle terminiert werden. Diese können im In- oder Ausland sowie auf Deutsch oder in einer anderen Sprache stattfinden (je nach Kenntnissen des/der Angestellten).

Es wird die regelmäßige Teilnahme an internen Abstimmungsterminen gefordert.

Es wird gewünscht, dass der/die Angestellte eigenständig Finanzierungsmöglichkeiten im Rahmen seiner/ihrer inhaltlichen Tätigkeiten eruiert und diese regelmäßig der Geschäftsführung vorstellt. Antragsstellungen sowie die Abwicklung von bewilligten Geldern sind von dem/der Angestellten in Abstimmung mit dem Verantwortlichen für die Finanzen des Vereins umzusetzen.

Voraussetzungen

  • Abgeschlossenes Hochschulstudium in den Bereichen Wirtschaft oder (Kultur)Management
  • mindestens 3 Jahre Berufserfahrung
  • darin Nachweis von Tätigkeiten im Förderumfeld, Anbahnung und Abwicklung von Förderprojekten, Lohnbuchhaltung und Personalmanagement
  • Sprachkenntnisse: deutsch verhandlungssicher, englisch fließend
  • Exzellente Kenntnisse in Office Programmen, sowie Filemaker Datenbanksystemen
  • exzellente Kommunikations- und Teamfähigkeit
  • ausgeprägte Organisationsfähigkeit
  • Ausgeprägte Fähigkeiten in eigenständigem Denken und Handeln
  • Selbstbewusstes Auftreten und Verhandlungsgeschick
  • Hohes Verantwortungsbewusstsein
  • außerordentliche Versiertheit in den Bereichen: Zeit- und 
Aufgabenplanung, Ressourcenmanagement, Kalkulation und Angebotserstellung, Monitoring von Aufwänden, Projekt-Präsentation und -Dokumentation, Knowledge Management und Qualitätssicherung 

  • flexible Arbeitszeiten (ggf. Abendtermine)

Eckdaten

  • Arbeitsbeginn: zum nächstmöglichen Zeitpunkt
  • Vertragsart: Teilzeit (≥ 75%) in Festanstellung
  • Arbeitsort: Berlin
  • sehr gutes, kollegiales Arbeitsklima
  • Vergütung: nach Vereinbarung

Wir freuen uns über ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen mit Portfolio und Lebenslauf, mit Angabe ihres möglichen Eintrittstermins und ihren Gehaltsvorstellungen bitte als PDF Datei (max 10 MB) bis zum 20.02.2019 an jobs@flussbad-berlin.de.